Datenschutz bei Reisebuchungen

Liebe Kunden,

mit großer Freude realisiere ich seit Jahren Eure Individualreisen in das südliche und östliche Afrika. Die große Reise gehört bekanntlich zur schönsten Zeit im Jahr – das Ihr mir die Realisierung dieser Reise anvertraut weiß ich darum besonders zu schätzen. Die meisten von Euch habe ich im Verlauf Eurer Reiseplanungen und -buchungen persönlich kennengelernt und weiß die persönliche Beziehung mit Euch als meinen Kunden sehr zu schätzen.

Selbstverständlich bedeutet dieses Vertrauen auch einen sorgsamen Umgang mit Euren persönlichen Daten, die Ihr mir zum Zwecke der Realisierung Euer Reise anvertraut. Hierbei werden wir von einem auf Datenschutz spezialisierten Anwalt beraten und unterstützt.

Deshalb wende ich mich heute an Euch, um Euch auch außerhalb unserer formellen Datenschutzerklärung transparent zu erläutern, welche Daten wir von Euch aus welchem Grund erheben und verarbeiten.

Reiseplanung und Angebotserstellung

Um Eure Reise für Euch zu planen benötigen wir zunächst einmal nur Euren Namen, eine E-Mail Adresse zum zusenden des Angebotes und eine Telefonnummer für Rückfragen.

Hinzu kommen natürlich Eure persönlichen Reisewünsche und -vorgaben wie Euer Reiseziel(e), Reisedauer, Reisezeit, Präferenzen bzgl. Fluggesellschaft, Mietwagen, Hoteltypen und Aktivitäten, eine Budgetvorgabe und die Anzahl der Mitreisenden und Anzahl/Aufteilung der Zimmer, sowie weitere Informationen, die Ihr persönlich für wichtig erachtet und uns mitteilt (z.B. besondere Anlässe wie ein Jubiläum) oder spezielle Wünsche (z.B. Nichtraucher-Zimmer oder Allergien).

Um Eure Reise möglichst optimal zu realisieren, arbeiten wir mit Partneragenturen in den jeweiligen Zielländern  (sogenannten Destination Management Companies, DMC) zusammen, die unserer verlängerter Arm vor Ort sind und auch neben dem lokalen Know-How für die Qualitätssicherung, beste Preise und als Ansprechpartner vor Ort während der Reise verantwortlich sind. Deshalb teilen wir im Prozess der Reiseplanung und Angebotserstellung Eure Reisewünsche und -vorgaben (inklusive Eurem Namen, aber ohne Kontaktdaten wie E-Mail oder Telefonnummer) mit unserer Partneragentur vor Ort.

Reisebuchung

Erst zum Zeitpunkt der Buchung benötigen wir von Euch weitere Informationen und Personenbezogene Daten. Die folgenden Daten fragen wir von Euch insgesamt ab und kommunizieren Sie jeweils nur im notwendigen Umfang an unsere Partneragenturen und Leistungserbringer.

  • Kundenname
  • Postanschrift des Kunden
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Vollständige Namen aller Mitreisenden gemäß Reisepass
    (beispielsweise für Flugbuchungen zwingend erforderlich)
  • Geburtsdaten aller Mitreisenden
  • Notfall-Kontaktdaten in der Heimat
    (zu Eurer Sicherheit)
  • Reisepassdaten
    (werden nur auf Anfrage der Fluggesellschaft erhoben und anschließend gelöscht)
  • Zahlungsdaten
    (werden nur bei Kreditkartenzahlung und bei Erstattungen erhoben und anschließend gelöscht)

Selbstverständlich führen wir Euch gerne auf Anfrage genau auf, welcher Partneragentur(en) und Leistungserbringer wir welche Daten aus welchem Grund mitteilen.

Nach der Reise

Selbstverständlich habt Ihr das Recht, nach Abschluss der Reise eine Löschung Euer persönlichen Daten zu verlangen und wir nehmen diese auf Euren Wunsch hin gerne vor. Eine einfache Nachricht an uns genügt hierzu.

Bei einer erneuten Reiseanfrage müssen wir die Daten dann allerdings wieder komplett neu erheben. Deshalb bewahren wir ansonsten Euer Daten innerhalb der rechtlichen Fristen (z.B. im Falle von Reklamationen und/oder Steuerabrechnungen etc.) sicher auf, um Euch bei der nächsten Reiseplanung von Beginn an individuell und persönlich zu unterstützen.

Datenschützerklärung

Im Verlauf des oben beschriebenen Prozesses von Eurer ersten Kontaktaufnahme über die Angebotserstellung bis hin zur Buchung und dem Versand der Reiseunterlagen werden also nur die zur Buchung und Abwicklung der Reise notwendigen Personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet.

Selbstverständlich werden diese Daten gemäß der am 25. Mai 2018 eingetretenen neuen EU Datenschutzverordnung  in unseren Systemen sicher gespeichert. Wo immer wir neben unseren touristischen Partneragenturen auch mit anderen Unternehmen (z.B. Cloud Dienstleister) zusammenarbeiten haben wir die erforderlichen Auftragsdatenverarbeitungsverträge abgeschlossen.  Aller Details hierzu findet Ihr in unserer Datenschutzerklärung hier >>.

Vielen Dank für Euer Vertrauen

Ich hoffe sehr, mit diesem Schreiben zur Transparenz beigetragen und unsere vertrauliche Zusammenarbeit  gefördert zu haben. Sehr gerne stehe ich für Euch bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Mit herzlichen Grüßen,

Dr. Patrick Sinclair Merten


Dein Afrika Reiseexperte

Dr. Patrick Sinclair Merten

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